Informatika sarok 4.

Most egy olyan „trükköt” fogok bemutatni, amit korábban én sem ismertem, s csak a jelenlegi cégemhez kerülésem után lestem el a kollégáktól. Akkoriban a bérszámfejtő hölgyek alkalmazták ezt elég sűrűn, de más területen is nagyon hasznos lehet.

A probléma a dokumentumkészítés volt, mégpedig olyanformán, hogy különböző forrásból származó adatokat kellett egyféle dokumentumba tenni. Egész pontosan egy olyan Word fájlra volt szükség, amiben vannak Excel-ből származó adatok is. S bár valóban van lehetőség az Office csomag programjai közt adatcserére, ez néha elég nehézkes és sok buktatóval jár, így húztam kicsit a számat miatta.
Aztán miután leültünk megbeszélni a feladatot, akkor derült ki, hogy egyáltalán nem muszáj Word-ben készülnie az anyagnak, csupán ez tűnt a legésszerűbbnek, illetve korábban is így csinálták.

Nos, miután lehullott a kezemről a Word béklyója, egyből eszembe jutott a bevezetőben említett „trükk” és a PDF, mint univerzális fájlformátum. Nagy előnye ugyanis a PDF-be mentett anyagoknak, hogy mindenféle számítógépen és a legkülönbözőbb operációs rendszereken ugyanúgy néznek ki és nem mellékesen – egyszerű eszközökkel – nem módosíthatóak. Megmutattam hát a kolléganőnek a PDF Creator nevű programot, ami egy ingyenes, PDF készítő szoftver.

Ez a program egy virtuális nyomtatót hoz létre, ami úgy működik, mint a valódiak, ott is van a gépen a nyomtatók között. Ám amit erre a nyomtatóra küldünk (bármilyen Windows-os alkalmazásból, amiből nyomtatni lehet!!!), az nem papíron fog megjelenni, hanem egy tetszőleges néven és -helyre elmenthető PDF fájlban. A legegyszerűbb felhasználási módja tehát pont ez, vagyis ha egy programból nem papíralapú, hanem módosíthatatlan digitális dokumentumot készítünk (pl. egy szerződéstervezetet), amit könnyedén elküldhetünk e-mail-ben, mondjuk a leendő partnernek.

Ez a tudás ugyan még nem lett volna elég a kolléganő problémájának megoldására, ám a program ennél többre is képes. Lássuk, mit kell tenni, ha ilyen kevert forrásból szeretnénk egy egységes PDF-et készíteni:

– A Start Menü/Minden Program/PDF Creator mappájából indítsuk el a programot, minekután felbukkan annak főablaka.

– Itt a legelső dolgunk legyen, hogy a bal felső sarokban levő kis zöld pöttyel díszített nyomtatóikonra kattintunk, ami ettől át is vált pirosra. Ezzel felfüggesztjük a virtuális nyomtató működését.

– Ezután jöhet a különböző formátumú dokumentumok megnyitása, majd a szükséges oldalak „kinyomtatása”, a programokban (Word, Excel, Internet Explorer, stb.) a nyomtatók közül kiválasztott PDF Creator-ral.

– Miután ez megvan, a Creator főablakában láthatjuk egymás alatt az összes nyomtatást. Mivel jelenleg felfüggesztett állapotban van a virtuális nyomtató, ezért csak gyűjtötte a nyomtatandó oldalakat, de egyelőre nem készített egyikből sem PDF-et.

– Ha akarjuk, a listában tetszőlegesen változtathatjuk a különböző forrásból származó nyomtatások sorrendjét, az ikonsoron látható kis nyilak segítségével.

– Amennyiben megfelelő a sorrend, akkor jelöljük ki az összes nyomtatást, majd a Dokumentum menüpont Összefűzés parancsára kattintsunk. Ekkor lesz a sok nyomtatásból egy.

– Ezután már csak annyi a dolgunk, hogy a bal felső sarokban levő, jelenleg piros pöttyel díszített nyomtatóikonra kattintunk. Ez zöldre vált és egyből fel is dobja a program a mentés panelt, ahol megadhatjuk, hogy hova és milyen néven mentse el az elkészült PDF dokumentumot.

Ennyi az egész!

2 comments for “Informatika sarok 4.

  1. Sanya
    2014. november 8. szombat at 14:14

    Én a Foxit Readert használom pdf állományok megjelenítésére. És az Open Office programot pdf állományok készítésére. A nyomtatáshoz beépült a Foxit Reader PDF Printer. Így ezt kiválasztva bármit pdf állományba tudok menteni. Melyik a jobb? Nem tudom. Én meg vagyok ezzel elégedve. Lehet,, hogy irodákban jobb az általad említett progi. Gyorsabban összefűzhetsz állományokat vele.
    Foxit Reader : http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/
    open Office Org : https://www.openoffice.org/ Magyarul akarod, válaszd ki jobb felső sarokba a nyelvet.

  2. 2014. november 8. szombat at 15:00

    A Foxit is jó természetesen.
    Az olvasóját használtam én is, és alkalmi PDF megjelenítésre szerintem is tökéletes.
    A PDF készítésre pedig továbbra is a PDF Creator a leginkább használható számomra, de másnak talán más jön be.
    Az Open Office viszont egyelőre nem tud a MS Office nyomába érni, mivel ez utóbbi már évek óta az “iparági sztenderd”.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

tizennyolc + 4 =